Activepeople, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedene våre (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
Behandling av personopplysninger på www.activepeople.no
Webredaktøren har det daglige ansvaret for Activepeople sin behandling av personopplysninger på våre nettsteder, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Responspartner AS er vår leverandør av nettside og vår databehandler for denne. De står for server- tjeneste- og systemleveradører.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Activepeople og leverandørene nevnt over som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Activepeople og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.
Nettstatisitkk
Activepeople samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på våre hjemmesider. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet, forbedre kunders opplevelser og tilby bedre løsninger i fremtiden. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
I enkelte tilfeller kan personopplysninger fremkomme dersom disse er brukt i en hjemmesides URL. Dette er svært sjeldent og ikke noe som normalt gjøres i våre løsninger.
Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på våre nettsteder. Dette er verktøy som ligger hos leverandøren. Dersom du ikke vil spores av Google Analytics kan du melde deg ut her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Følgende informasjonskapsler brukes på Activepeople sine nettsider:
Analyseverktøyet Google Analytics plasserer informasjonskapsler på din maskin. Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk, og slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over. Popup-verktøyet vil kunne legge til en informasjonskapsel i din nettleser, slik at den ikke popper opp mer en én gang.
Activepeople har en aktiv tilstedeværelse på flere sosiale medier (primært på Facebook per dags dato). Facebook er den største og mest aktive av våre sosiale kanaler. For å bedre samspillet mellom Facebook og Activepeople har vi installert Facebooks «pixel» – et script som måler trafikk på tvers av Facebooks grensesnitt og våre nettsider. Vi bruker dataen som samles inn av pixelen til å levere spesialtilpasset innhold til dem som besøker våre nettsider, og til markedsføring på Facebook. For mer informasjon om personvern rundt Facebook, kan du gå hit: https://www.facebook.com/policies/cookies/
Vi benytter også i blant Google AdWords sporings- og Remarketingkode for å måle effekten og skreddersy vår markedsføring. Denne kan også brukes til målrettet reklame.
Drift og backup av vår nettside og andre tjenester
Det tas backup av vår nettside, og backup lagres lokalt i datasenteret der serveren er, samt i en speilet server i annet datasenter. Dette styres av vår nettsideleverandør. Dette skjer via krypterte linjer og lagres kryptert der dette er tilgjengelig via nett. Samtlige backups ligger beskyttet bak passord.
Av personopplysninger som kan lagres i backups er det personopplysningene som fremkommer på vår nettside, i tekst eller filer, samt henvendelser som er sendt fra en hjemmesides besøkende til hjemmesidens eier.
Activepeople bruker ikke lagrede personopplysninger til annet enn å ha backup av dette til vår nettside.
Deling av innlegg og sider
Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.
Nyhetsbrev
Activepeople sender av og til ut nyhetsbrev via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.
Bestilling og forespørsler
På nettsidene kan du bestille ulike tjenester eller be om pristilbud ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post, postadresse og fritt tekstfelt der du kan beskrive mer. Denne informasjonen deles ikke med andre.
Personopplysninger vi får inn ved bestillinger og forespørsler blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen eller sende pristilbud. Etter at svaret er sendt beholder vi informasjonen kun for å kunne dokumentere hva som er svart til hvem.
Saksbehandling av jobbsøkere
Activepeople behandler personopplysninger for å kunne identifisere jobbsøkere for ledige stillinger. Det registreres ulike typer personopplysninger i vårt jobbsøkersystem WebCruiter AS. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata), CV, vitnemål, attester og annen relevant informasjon som søkeren selv legger inn. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Søkeren har selv tilgang til sine opplysninger og kan når som helst slette seg fra systemet.
I enkelte søkeprosesser vil vi bruke Cubiks AS som underleverandør for ulike personlighetstester. Personopplysninger som navn og e-postadresse vil bli lagret og benyttet for å kontakte søkeren for å innhente relevante opplysninger. Innhentet informasjon vil bli slettet når søkeprosessen er avsluttet ihht gjeldende sletterutiner hos Cubiks AS.
Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.
E-post og telefon
Activepeople benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle firmaets forventede oppgaver. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling, som skjer som en del av saksbehandling, journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over.
Activepeople sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post, men der en kontakt har sendt oss opplysninger per e-post kan en kopi av dette ligge i vårt svar.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert.
Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i våre telefoner. Denne loggen er nødvendig i enkelte tilfeller. Denne loggen ligger lokalt på telefonen og den enkelte som disponerer telefonen kan ha ulik sletterutine. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Vi benytter Østereng IT AS som underleverandør for e-posttjenester, IT tjenester og lagring av data.
Besøk i Activepeople sine lokaler og deltagelse på arrangement i vår regi: Liste over seminardeltagere
Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.
Activepeople er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på Activepeople sine kurs. Normalt deles ikke deltakerliste med noen, men kan deles med samarbeidspartnere og evt. arrangementssted ved behov.
Deltagelse i spørreundersøkelse
Dersom du blir bedt om å delta i en undersøkelse i Activepeople sin regi vil du, idet undersøkelsen skal startes, bli bedt om å gi ditt samtykke. I samtykket vil det spesifiseres hvilke personopplysninger som blir lagret om deg. Informasjon i slike undersøkelser anonymiseres før resultater deles med bestiller. Innhentet informasjon vil bli slettet etter gjeldende sletterutiner. Vi benytter QuestBack AS som underleverandør til våre spørreundersøkelser. De garanterer for sikker lagring av dine personopplysninger.
Opplysninger om ansatte
Activepeople behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er konsulent og lønnsmedarbeider som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, sykelønn og feriepenger, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Vi benytter Tidsbanken AS som underleverandør for elektronisk registrering av timer. Personopplysninger som navn, e-postadresse og telefonnummer vil bli lagret for å kunne gi den ansatte tilgang til systemet fra sin mobil og data.
Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Agder Økonomi AS er vår underleverandør for lønnskjøring. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.
Opplysninger om kunder i forbindelse med regnskap
Activepeople benytter DI Visma som regnskapssystem, og Agder Økonomi som regnskapsfører. De fleste kundene er firma, og stort sett er det kun kontaktpersonens navn, telefonnummer og epost som lagres av personopplysninger. I enkelte tilfeller kan det også være andre opplysninger som kunde har oppgitt selv. Disse lagres og oppbevares etter Norsk Regnskaps Standard.
Rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Activepeople har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Activepeople sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Krav må sendes inn skriftlig.
Kontaktinformasjon
E-post: post@activepeople.no
Telefon: +47 48245000
Postadresse: Bark Silas’ vei 5, 4876 Grimstad