Personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Activepeople AS behandler personopplysninger om kandidater, jobbsøkere, ansatte, innleide konsulenter, kunder, leverandører, referansepersoner og besøkende på nettsidene våre. Erklæringen gjelder fra september 2026.

Behandlingsansvarlig

Activepeople AS, organisasjonsnummer 982 957 370, er behandlingsansvarlig når vi bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysninger.

Kontaktpunkt	Opplysninger
Postadresse	Hasseldalen 2, 4878 Grimstad
E-post	post@activepeople.no
Telefon	48 24 50 00
Nettside	activepeople.no

Opplysninger vi behandler

Identitets- og kontaktopplysninger, som navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsdato.
CV, søknad, utdanning, arbeidserfaring, kompetanse, referanser, testresultater og annen informasjon du gir i en rekrutteringsprosess.
Opplysninger om arbeidsforhold, oppdrag, timeregistrering, lønn, skattetrekk, fravær, ferie, pensjon, forsikring og nødvendig tilrettelegging.
Kunde- og leverandøropplysninger, kommunikasjon, avtaler, faktura- og betalingsinformasjon.
Tekniske opplysninger, som IP-adresse, nettleserdata, sikkerhetslogger og valg knyttet til informasjonskapsler.
Opplysninger i henvendelser, møter, e-post og telefonsamtaler når dette er nødvendig for å følge opp saken.

Vi behandler helseopplysninger og andre særlige kategorier personopplysninger bare når dette er nødvendig og vi har et gyldig rettslig grunnlag, for eksempel for å ivareta rettigheter og plikter i arbeidsforhold eller når du har gitt et uttrykkelig og gyldig samtykke.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Activepeople og leverandørene nevnt over som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Activepeople og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Formål og behandlingsgrunnlag

Formål	Behandlingsgrunnlag
Rekruttering og kandidatoppfølging	Tiltak før eventuell avtale, berettiget interesse i å finne og vurdere kandidater, og samtykke når det er nødvendig.
Bemanning og oppdragsformidling	Avtale, tiltak før avtale, rettslige plikter og berettiget interesse i å levere og følge opp oppdrag.
Arbeidsgiveransvar, lønn og personaladministrasjon	Arbeidsavtalen, rettslige plikter og nødvendige rettigheter og plikter innen arbeidsrett, trygd og sosialrett.
Kunde- og leverandørforhold	Avtale og berettiget interesse i å administrere virksomheten og følge opp forretningsforhold.
Regnskap, dokumentasjon og myndighetsrapportering	Rettslige plikter etter blant annet bokførings-, skatte-, arbeids- og trygderegelverket.
Informasjonssikkerhet, drift og misbruksforebygging	Berettiget interesse i å sikre systemer, opplysninger og tjenester, samt rettslige plikter der det gjelder.
Markedsføring og nyhetsbrev	Samtykke når loven krever det, eller berettiget interesse der direkte markedsføring er tillatt.
Statistikk og forbedring av nettsiden	Samtykke for analyse- og markedsføringskapsler. Nødvendige informasjonskapsler brukes for å levere og sikre nettsiden.

Når vi bygger behandling på berettiget interesse, vurderer vi om interessen er nødvendig og om personvernet ditt veier tyngre. Du kan kontakte oss for mer informasjon om vurderingen.

Hvor opplysningene kommer fra

Fra deg selv, blant annet gjennom søknader, skjemaer, e-post, telefon, møter og arbeidsforholdet.
Fra oppdragsgivere, arbeidsgivere, referansepersoner, offentlige registre og samarbeidspartnere når dette er relevant og lovlig.
Fra profesjonelle nettverk og andre offentlig tilgjengelige kilder ved kandidatsøk. Du får informasjon når vi registrerer deg, med mindre et lovlig unntak gjelder.
Fra nettsiden, systemene og enhetene våre gjennom nødvendige logger og informasjonskapsler.

Hvem vi deler opplysninger med

Vi deler bare personopplysninger når det er nødvendig, lovlig og relevant. Mottakere kan være kunder og oppdragsgivere, lønns- og regnskapsleverandører, IT- og driftstjenester, rekrutterings- og timeregistreringssystemer, banker, pensjons- og forsikringsleverandører, rådgivere og offentlige myndigheter. Kandidatopplysninger deles med en kunde når du inngår i en aktuell prosess, eller når annet gyldig grunnlag foreligger.

Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, skal ha databehandleravtale og kan bare bruke opplysningene etter våre instrukser. Aktuelle leverandører omfatter blant annet iTeam for IT-tjenester, Xpressprint for nettsidedrift, Webcruiter for kandidathåndtering, Tidsbanken for timeregistrering og SpareBank 1-relaterte tjenester for lønn og pensjon. Leverandørlisten kan endres når systemene våre endres.

Overføring utenfor EU og EØS

Dersom en leverandør behandler personopplysninger utenfor EU/EØS, sørger vi for et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser, og vurderer behovet for supplerende sikkerhetstiltak. Du kan kontakte oss for informasjon om overføringsgrunnlaget i en konkret behandling

Hvor lenge opplysningene lagres

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for formålet. Opplysningene slettes eller anonymiseres når formålet er oppfylt, med mindre lovpålagte dokumentasjonskrav eller behovet for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav krever videre lagring.

Kandidatprofiler gjennomgås jevnlig og slettes når det ikke lenger er relevant å tilby jobbmuligheter, eller når du ber om sletting og det ikke finnes annet lovlig grunnlag. Dersom videre lagring bygger på samtykke, får du informasjon om varighet og kan trekke samtykket tilbake.
Dokumentasjon fra en konkret rekrutteringsprosess lagres så lenge det er nødvendig for å gjennomføre prosessen og håndtere eventuelle etterfølgende spørsmål eller rettskrav.
Ansatt- og lønnsopplysninger lagres under arbeidsforholdet og deretter i den perioden som følger av lovpålagte oppbevaringskrav og dokumenterte behov.
Regnskapsmateriale lagres i lovpålagt oppbevaringstid.
Henvendelser og e-post slettes når saken er ferdigbehandlet og opplysningene ikke lenger er nødvendige.
Sikkerhetslogger lagres så kort som mulig, basert på formålet og risikoen.

Informasjonskapsler og analyse

Nettsiden bruker nødvendige informasjonskapsler for funksjon og sikkerhet. Analyse- og markedsføringskapsler brukes bare i samsvar med valgene du gjør i samtykkeløsningen. Du kan endre eller trekke tilbake samtykket gjennom innstillingene for informasjonskapsler på nettsiden. Tredjepartstjenester kan behandle tekniske opplysninger etter sine vilkår når du har samtykket til det.

Sosiale medier

Når du besøker eller samhandler med Activepeople på LinkedIn, Facebook eller Instagram, behandler både plattformen og Activepeople opplysninger i samsvar med sine respektive roller og personvernerklæringer. Unngå å dele følsomme eller fortrolige opplysninger i åpne kommentarfelt.

Automatiserte avgjørelser

Activepeople treffer ikke avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for deg, utelukkende basert på automatisert behandling, med mindre vi har lovlig grunnlag og gir den informasjonen og de rettighetene regelverket krever. Tester og digitale verktøy brukes som støtte for menneskelige vurderinger.

Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn i personopplysningene vi behandler om deg.
Rett til å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet.
Rett til sletting eller begrensning når vilkårene er oppfylt.
Rett til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og alltid mot direkte markedsføring.
Rett til dataportabilitet for visse opplysninger.
Rett til å trekke tilbake samtykke uten at det påvirker lovligheten av behandling som allerede er gjennomført.
Rett til å klage til Datatilsynet på datatilsynet.no.

Send forespørsler til post@activepeople.no. Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din.

Sikkerhet og personvernbrudd

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk. Tilgang gis etter tjenstlig behov. Dersom et personvernbrudd medfører risiko for de registrertes rettigheter og friheter, varsler vi Datatilsynet og eventuelt berørte personer i samsvar med regelverket.

Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når behandlingene våre eller regelverket endres. Gjeldende versjon publiseres på activepeople.no med dato for siste oppdatering.

Sist oppdatert: September 2026.

Kontaktinformasjon

E-post: post@activepeople.no
Telefon: +47 48245000
Postadresse: Hasseldalen 2, 4878 Grimstad